6 råd til succes i det virtuelle mødelokale

Hvad har en militær operation og en klassisk Hollywood-produktion til fælles? Og hvordan kan de inspirere os til at blive bedre i det virtuelle mødelokale? Flemming Ulrich Østergaard, ekspert i digital formidling, giver sit bud samt gode råd, du kan bruge allerede i dag.

De fleste af os mødes uvant meget i virtuelle mødelokaler for tiden. Omstændighederne har tvunget os til at ændre adfærd, og det er gået hurtigt med at få rammerne på plads. Teknologien er til rådighed, men hvad med indholdet? Hvordan er du egentlig en god mødeleder eller -deltager i det virtuelle rum? Det kigger vi nærmere på i denne artikel.

Vær præcis og tydelig som en leder i militæret

Flemming Ulrich Østergaard underviser til dagligt på Copenhagen Business Academy og tog allerede inden Corona hul på virtuel undervisning. Han mener, Corona eller ej, at virtuel undervisning vil vinde stadigt mere frem, men at der er brug for et kompetenceløft hos underviserne. Vi kan ikke bare overføre den klassiske tavleundervisning til det virtuelle klasselokale. Der skal andre midler til, og her mener Flemming, at der er meget læring af hente fra både militæret og Hollywood.

”Med en fortid i det danske forsvar ved jeg fra militære operationer, hvor vigtigt det er med tydelig rammesætning, klare instrukser og forholdsvist korte men hyppige indsatser. Ofte foregår kommunikation til militære enheder fra distancen og ad flere kanaler, hvilket kræver en høj grad af præcision og tydelighed. De elementer bruger jeg i min egen virtuelle undervisning, og når jeg underviser andre i at være gode værter i det virtuelle rum”, fortæller Flemming Ulrich Østergaard.

Brug Hollywood-tricks til at fange og fastholde opmærksomhed

Flemming har gjort virtuel facilitering til et af sine ekspertiseområder, og han er kursusleder og underviser på Atriums kursus om effektive, virtuelle møder (”Bliv en god virtuel mødeleder”). Her lærer han også nogle af de klassiske Hollywood-tricks fra sig.

”Vi mennesker er lette at distrahere, så der skal meget til at fastholde vores opmærksomhed. Det ved de alt om i Hollywood, hvor hvert minut tæller, hvis ikke de skal miste deres publikum. Det samme gælder i det virtuelle mødelokale. Du mangler den fysiske nærhed, og samtidig er du i skarp konkurrence med alle de andre opmærksomhedsrøvere, som dine mødedeltagere udsættes for non-stop. Vi kender alle til cliff-hangers, og det er bare én blandt flere Hollywood-tricks, vi med fordel kan bruge i undervisningen”, fortæller Flemming Østergaard.

Omstilling til virtuel træning

For en højt specialiseret kursusvirksomhed som Atrium er det vigtigt aldrig at give køb på hverken faglighed eller formidling. Dette mantra skulle med, da fysiske kurser skulle omlægges til virtuelle:

”Selvom vi heldigvis allerede var godt i gang med virtuelle tiltag, er det sin sag med kort varsel at omstille et helt korps af 400+ undervisere. Som så mange andre virksomheder har vi haft travlt. I dag tør jeg godt sige, at vi fortsat leverer udbytterige læringsoplevelser til vores kursister – også i det virtuelle mødelokale”, fortæller Maibritt Thoft-Christensen, som er Educational Programme Leader hos Atrium.

Atriums eget akutte behov for omstilling blev indirekte anledning til, at kurset Do’s and Don’ts på virtuelle møder så dagens lys. Det er nu erstattet af en udvidet version: Bliv en god virtuel mødeleder. ”Vi ved, at mange virksomheder hurtigt har fået teknikken på plads, men derfra og så til at mestre virtuel facilitering er der stadig et stykke vej. Derfor er det naturligt, at vi nu tilbyder den hjælp til virksomhederne i form af et kursus om effektive, virtuelle møder”, forklarer Maibritt Thoft-Christensen.

6 gode råd fra eksperten

Vi har bedt Flemming Ulrich Østergaard give gode råd til dig, som enten faciliterer møder eller dig, som ofte skal kunne bidrage konstruktivt online. Her er de seks tips, du kan bruge allerede i dag.

Råd til dig som vært 

1. SÆT RAMMEN

Skab kontekst ved at italesætte det, som ikke er synligt. Invitér tilhørerne ind i dit rum, fortæl, hvis der er andre til stede, der hvor du sidder, eller hvis du sidder med papirer e.l., som du af og til retter din opmærksomhed mod. Skab ro ved at gøre spilleregler tydelige, fx at alle er på ’mute’, når de ikke er ’på’, eller at spørgsmål stilles i chatten.

2. INVOLVER DELTAGERNE

Overhold 7-minutters-reglen om aldrig at tale længere end 7 minutter ad gangen: Så skal der ske noget. Giv ordet til en anden, split op i grupper, stil spørgsmål, som besvares med hurtige svar i chatten. Læg desuden pauser ind med jævne mellemrum og slut af inden pausen med en cliff-hanger, der gør, at deltagerne kommer tilbage til tiden efter pausen.

3. TÆNK VISUELT

Drop de berømte ’busy slides. Det er i forvejen en dårlig idé med overfyldte powerpoint-slides i det fysiske mødelokale og tæt på katastrofalt i det virtuelle rum. Tænk på, hvad der visuelt opsummerer dit budskab, hold det enkelt og skær ned på antal ord på dine slides. Tænk over, hvad der er rart for øjet og understøtter dit budskab.

4. HAV MOD TIL AT FEJLE

Hold dig ikke tilbage fra at være nysgerrig på online-formatet og eksperimentere med formen. Lidt endnu har du fordelen af, at virtuel undervisning og møder er nyt for alle, og det er tilladt at fejle. Tillad dig selv at gå udforskende til værks og glæd dig over, at det gør oplevelsen langt mere livfuld og inspirerende for både dig selv og dine tilhørere.

Råd til dig som deltager

5. ENGAGER DIG

Bevar dit fokus ved at engagere dig i det, der foregår. Stil spørgsmål og giv din mening til kende, også når det kommer til formatet. Hvis mødelederen eller underviseren taler for længe, så foreslå at afbræk i form af pause, break-out session eller andet. Det kan skabe variation og involvering. 

6. VÆR FORBEREDT

Det kan lyde banalt, men tåler fremhævelse. Forberedelse er forudsætningen for, at du kan engagere dig på en kvalificeret måde. Gør dig klart på forhånd hvad der er særlig relevant for dig i mødet/kurset, og hvad du vil have ud af din deltagelse. Ved at skærpe dit fokus på forhånd, sætter du dig selv op til succes.

Held og lykke med dine virtuelle møder, og tilmeld dig vores kursus om effektive, virtuelle møder, hvis du vil skærpe din evne til at facilitere møder online.